e-Fatura Genel Bakış
e-Fatura mükellefi firmalar arasındaki B2B belge akışı, Temel ve Ticari fatura senaryoları, VKN sorgulama, GİB entegrasyonu ve onay durumlarının takibi hakkında kapsamlı rehber.
Adımlar
Alıcı VKN/TCKN Sorgulayın
Müşteri kutusuna VKN/TCKN yazdığınızda sistem firmanın e-Fatura mükellefi olduğunu otomatik doğrular.
Kalemleri Doldurup Onaylayın
Ürün, miktar ve KDV detaylarını girerek faturayı onaylayıp GİB'e gönderin.
Gönderim Durumunu Takip Edin
Fatura listesinden belgenin alıcıya teslim durumunu kontrol edin.
1. e-Fatura Nedir ve Nasıl Çalışır?
e-Fatura; Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) standartlarına uygun olarak elektronik ortamda oluşturulan, imzalanan, iletilen ve saklanan resmi fatura belgesidir.
e-Fatura sisteminin çalışması için hem gönderici (satıcı) hem de alıcı (müşteri) tarafın e-Fatura mükellefi olması gereklidir. Aposkal, VKN veya TCKN yazıldığı an alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığını GİB kayıtlarından otomatik sorgular ve belge türünü ayarlar.
2. e-Fatura Senaryoları (Temel ve Ticari)
Fatura oluştururken alıcının kabul/itiraz tercihine göre 2 temel e-Fatura senaryosundan biri seçilmelidir:
Temel e-Fatura Senaryosu
Temel e-Fatura senaryosunda, fatura alıcının posta kutusuna ulaştığı anda yasal olarak teslim alınmış kabul edilir.
Sistem üzerinden doğrudan Kabul veya Red yanıtı butonları bulunmaz. Faturaya itiraz edilmek istendiğinde harici yasal yollar (Noter, KEP veya Türk Ticaret Kanunu hükümleri) kullanılır.
Ticari e-Fatura Senaryosu
Ticari e-Fatura senaryosunda, alıcı faturayı teslim aldıktan sonra 8 gün içerisinde sistem üzerinden Kabul veya Red yanıtı verebilir.
8 günlük yasal süre içerisinde alıcı tarafından yanıt verilmezse fatura kendiliğinden kabul edilmiş sayılır.
3. GİB Onayı ve Durum Takibi
Faturanızı onayladığınızda belge e-İmza veya Mali Mühür ile imzalanarak GİB özel entegratör sunucularına iletilir. Faturanızın anlık durumunu fatura listesinden izleyebilirsiniz:
- Taslak: Henüz GİB'e gönderilmemiş, düzenlenebilir fatura.
- GİB'e Gönderildi / İşleniyor: Fatura GİB altyapısına iletildi, alıcı posta kutusuna aktarılıyor.
- Alıcıya Ulaştı (Başarılı): Fatura alıcı firmanın e-Fatura sistemine sorunsuz teslim edildi.
- Reddedildi: Ticari e-Fatura senaryosunda alıcı firma tarafından reddedilen faturalar.
İpuçları
Otomatik Etiket (Alias) Tespiti
Sistem, alıcının aktif olan varsayılan e-Fatura etiketini (Örn: `urn:mail:defaultpk@...`) otomatik seçerek teslimat hatalarını engeller.
Uyarılar ve Sık Yapılan Hatalar
8 Günlük İtiraz Süresi
Ticari e-Fatura senaryosunda reddedilmeyen faturalar 8 günün sonunda yasal olarak kabul edilmiş sayılır.
Sık Sorulan Sorular
Temel e-Fatura ile Ticari e-Fatura arasındaki fark nedir?
Temel e-Fatura alıcıya ulaştığında otomatik kabul edilmiş sayılır ve sistemden reddedilemez. Ticari e-Faturada ise alıcı 8 gün içinde sistem üzerinden Kabul veya Red yanıtı verebilir.
e-Fatura gönderildikten sonra iptal edilebilir mi?
GİB'e başarıyla iletilen e-Faturalar için alıcı Ticari faturaysa Red yanıtı verebilir; Temel faturaysa GİB e-Fatura İptal Portalı veya Noter/KEP aracılığıyla iptal talebi oluşturulmalıdır.