Belge ve Dosya Yükleme Nasıl Yapılır?
Aposkal'da sol menüden + Yeni > Belge yükle adımlarını takip ederek fiş görselleri (fotoğraf), fatura XML dosyaları ve fatura PDF belgelerini sisteme kolayca yükleme ve arşivleme rehberi.
Adımlar
+ Yeni > Belge yükle Ekranını Açın
Sol menüden + Yeni > Belge yükle yolunu takip ederek belge yükleme sayfasını açın.
Yüklenecek Dosyaları Seçin (Fiş Görseli, XML veya PDF)
Sisteme aktaracağınız fiş görseli (JPG/PNG), fatura XML veya fatura PDF dosyalarını seçin ya da ekrana sürükleyin.
Belgeleri Kontrol Edin ve Yükleyin
Seçilen dosyaları kontrol ettikten sonra Yükle / Kaydet butonuna basarak belgelerinizi sisteme aktarın.
1. Belge Yükleme Ekranına Erişim
Sol menüde yer alan + Yeni > Belge yükle yolunu takip ederek evrak ve dosya yükleme alanına kolayca ulaşabilirsiniz.
Bu ekran üzerinden fiziki harcama/alış fişlerinize ait görselleri, e-Fatura XML dosyalarını ve PDF formatındaki fatura belgelerinizi sisteme aktarabilirsiniz.
2. Desteklenen Dosya Türleri ve XML Önemi
Sisteme 3 farklı temel evrak formatında dosya yükleyebilirsiniz:
• Fiş Görselleri (Fotoğraf / Resim): Harcama fişleri ve perakende satış belgelerinin çekilmiş fotoğraflarını (JPG, PNG vb.) yükleyebilirsiniz.
• Fatura XML Dosyaları: e-Fatura ve e-Arşiv entegratörlerinden veya GİB portalından indirdiğiniz orijinal XML formatındaki fatura dosyalarını aktarabilirsiniz.
• Fatura PDF Dosyaları: Dijital olarak düzenlenmiş veya taranmış PDF formatındaki fatura evraklarınızı arşivleyebilirsiniz.
Önemli Not: Sistemin tüm verileri, vergi oranlarını ve cari bilgilerini eksiksiz okuyarak daha doğru çalışabilmesi için faturaların XML formatında yüklenmesi gerekmektedir.
3. Dosyaların Yüklenmesi ve Kaydedilmesi
Aktarmak istediğiniz dosyaları ekran üzerindeki yükleme alanına sürükleyip bırakabilir veya Dosya Seç butonunu kullanarak bilgisayarınızdan seçebilirsiniz.
Çoklu belge seçimi yaparak fiş görseli, XML ve PDF dosyalarınızı tek seferde toplu olarak sisteme yükleyebilir ve Yükle butonuna basarak kaydı tamamlayabilirsiniz.
İpuçları
Sistemin Doğru Çalışması İçin XML Tercih Edin
Sistemin fatura kalemlerini ve vergi tutarlarını en doğru şekilde işleyebilmesi için faturalarınızı XML formatında yüklemeniz önerilir.
Toplu Belge Yükleme Pratikliği
+ Yeni > Belge yükle alanından birden fazla fiş görselini veya fatura XML/PDF dosyasını tek seferde seçerek toplu halde yükleyebilirsiniz.
Uyarılar ve Sık Yapılan Hatalar
Doğru Çalışma İçin XML Şartı
Sistemin en yüksek doğrulukla veri işleyebilmesi ve tam verimle çalışması için faturaların orijinal XML dosyasının yüklenmesi gerekmektedir.
Sık Sorulan Sorular
Belge yükleme ekranına nereden ulaşabilirim?
Sol menüdeki + Yeni butonuna tıklayıp Belge yükle seçeneğini seçerek dosya yükleme alanına ulaşabilirsiniz.
Hangi belge formatlarını yükleyebilirim?
Harcama fişi fotoğraflarını/görsellerini, e-Fatura XML dosyalarını ve fatura PDF belgelerini yükleyebilirsiniz.
Faturaların XML formatında yüklenmesi neden önemlidir?
Sistemin tüm verileri ve vergi kırılımlarını hatasız okuyup daha doğru çalışabilmesi için faturaların XML formatında yüklenmesi gerekmektedir.